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實(shí)時(shí)對(duì)檔案柜內(nèi)檔案進(jìn)行監(jiān)控，在系統(tǒng)中建立圖形化檔案柜界面，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)了檔案的實(shí)時(shí)定位，并對(duì)出入柜檔案、時(shí)間進(jìn)行實(shí)時(shí)記錄；另外系統(tǒng)具備報(bào)警功能，當(dāng)檔案在未授權(quán)狀態(tài)下被拿出或檔案室溫濕度超標(biāo)時(shí)，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)進(jìn)行對(duì)應(yīng)的聲光報(bào)警。

對(duì)出入檔案室檔案、人員進(jìn)行授權(quán)，對(duì)其出入檔案室狀況進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控，實(shí)現(xiàn)出入圖像抓拍，并對(duì)非法出入狀況進(jìn)行聲光、語音報(bào)警。

管理人員可以通過系統(tǒng)平面圖對(duì)檔案室內(nèi)檔案信息、位置、狀況等，進(jìn)行可視化的系統(tǒng)查詢。

使用RFID手持移動(dòng)終端自由設(shè)置盤點(diǎn)方式，對(duì)指定庫(kù)房的檔案進(jìn)行盤點(diǎn)操作，通過網(wǎng)絡(luò)實(shí)時(shí)上傳盤點(diǎn)結(jié)果，也可根據(jù)事先設(shè)定的查詢條件產(chǎn)生盤點(diǎn)任務(wù)表下載到手持移動(dòng)終端，根據(jù)此表進(jìn)行盤點(diǎn)作業(yè)，離線情況下可利用手持終端進(jìn)行盤點(diǎn)記錄后，再將盤點(diǎn)結(jié)果上傳管理中心進(jìn)行盤點(diǎn)比對(duì)。