服務(wù)熱線
在數(shù)字化時(shí)代的浪潮下，呼和浩特市行政審批局以創(chuàng)新為先導(dǎo)，積極探索檔案管理新模式，全力打造電子檔案管理系統(tǒng)。這一舉措不僅重塑了行政審批流程，更為數(shù)字政府建設(shè)筑牢了堅(jiān)實(shí)根基，推動(dòng)政務(wù)服務(wù)實(shí)現(xiàn)質(zhì)的飛躍。
破舊立新，解決傳統(tǒng)檔案管理頑疾
過去，紙質(zhì)檔案管理在呼和浩特市行政審批流程中弊端重重。在項(xiàng)目審批高峰期，僅一個(gè)大型項(xiàng)目的審批文件就多達(dá)數(shù)千頁，檔案整理和歸檔工作需耗費(fèi)大量人力與時(shí)間。例如，在某大型工業(yè)園區(qū)建設(shè)項(xiàng)目審批過程中，涉及多個(gè)子項(xiàng)目和眾多審批環(huán)節(jié)，產(chǎn)生的紙質(zhì)文件堆積如山。工作人員需花費(fèi)數(shù)周時(shí)間進(jìn)行整理、分類和裝訂，期間常出現(xiàn)文件錯(cuò)放、漏歸的情況，導(dǎo)致后續(xù)查閱和使用極為不便。
而且，不同部門之間調(diào)閱檔案程序繁瑣。一份檔案從申請調(diào)閱到實(shí)際拿到手，平均需要3 - 5個(gè)工作日。這是因?yàn)檎{(diào)閱申請需經(jīng)過層層審批，涉及多個(gè)部門的簽字蓋章，期間還可能出現(xiàn)文件在傳遞過程中延誤或丟失的情況。這種低效率的檔案調(diào)閱方式嚴(yán)重影響了審批效率，使得一些項(xiàng)目的審批進(jìn)度被大幅拖延。
紙質(zhì)檔案的存儲(chǔ)空間占用也十分可觀。僅市行政審批局的檔案庫房面積就超過500平方米，且隨著時(shí)間推移，檔案數(shù)量不斷增長，存儲(chǔ)空間愈發(fā)緊張。為了存放新增檔案，不得不頻繁擴(kuò)建庫房或租用外部存儲(chǔ)場地，這不僅增加了管理成本，還加大了檔案管理的難度和風(fēng)險(xiǎn)。
為了徹底解決這些問題，呼和浩特市行政審批局決心引入先進(jìn)的電子檔案管理系統(tǒng)，開啟檔案管理的數(shù)字化變革。
科技賦能，構(gòu)建電子檔案管理新體系
電子檔案管理系統(tǒng)集成了先進(jìn)的光學(xué)字符識(shí)別(OCR)技術(shù)、大數(shù)據(jù)存儲(chǔ)與分析技術(shù)以及智能加密技術(shù)。
通過OCR技術(shù)，能將紙質(zhì)文件快速轉(zhuǎn)化為可編輯的電子文本，準(zhǔn)確率高達(dá)98%以上。該技術(shù)采用深度學(xué)習(xí)算法，對(duì)各類字體、格式的文件都具有良好的識(shí)別能力。在實(shí)際應(yīng)用中，先對(duì)紙質(zhì)文件進(jìn)行高清掃描，然后通過OCR引擎對(duì)掃描圖像進(jìn)行分析和識(shí)別。對(duì)于復(fù)雜的表格、印章等元素，系統(tǒng)還能通過圖像分析和模板匹配技術(shù)進(jìn)行精準(zhǔn)處理，確保識(shí)別的準(zhǔn)確性。例如，在處理一份包含手寫簽名和復(fù)雜表格的土地出讓合同文件時(shí)，OCR技術(shù)能夠準(zhǔn)確識(shí)別文字內(nèi)容，并將表格數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化為可編輯的電子表格，極大縮短了檔案數(shù)字化的時(shí)間。
在大數(shù)據(jù)存儲(chǔ)方面，采用分布式存儲(chǔ)架構(gòu)，確保海量檔案數(shù)據(jù)的安全存儲(chǔ)。該架構(gòu)將數(shù)據(jù)分散存儲(chǔ)在多個(gè)節(jié)點(diǎn)上，通過冗余備份和數(shù)據(jù)校驗(yàn)機(jī)制，防止數(shù)據(jù)丟失。同時(shí)，利用數(shù)據(jù)壓縮和去重技術(shù)，有效減少存儲(chǔ)空間的占用。數(shù)據(jù)讀取速度比傳統(tǒng)存儲(chǔ)方式提升了數(shù)倍，這得益于分布式存儲(chǔ)系統(tǒng)的并行處理能力。當(dāng)用戶請求讀取檔案數(shù)據(jù)時(shí)，系統(tǒng)能夠同時(shí)從多個(gè)節(jié)點(diǎn)獲取數(shù)據(jù)，從而加快讀取速度。例如，在讀取一份大型企業(yè)的歷史審批檔案集時(shí)，傳統(tǒng)存儲(chǔ)方式可能需要數(shù)分鐘才能加載完成，而分布式存儲(chǔ)架構(gòu)下，僅需十幾秒即可完成讀取。
同時(shí)，引入智能加密技術(shù)，對(duì)不同密級(jí)的檔案進(jìn)行分級(jí)加密，保障數(shù)據(jù)不被非法訪問。系統(tǒng)采用先進(jìn)的對(duì)稱加密和非對(duì)稱加密算法相結(jié)合的方式。對(duì)于一般公開檔案，采用對(duì)稱加密算法進(jìn)行快速加密，確保數(shù)據(jù)在傳輸和存儲(chǔ)過程中的安全性。對(duì)于涉及商業(yè)機(jī)密、個(gè)人隱私等敏感檔案，采用非對(duì)稱加密算法，結(jié)合數(shù)字證書和密鑰管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)更高級(jí)別的加密保護(hù)。只有經(jīng)過授權(quán)的用戶，憑借合法的密鑰才能解密訪問這些檔案。
該系統(tǒng)還具備強(qiáng)大的智能分類和檢索功能。通過預(yù)設(shè)的分類算法，能根據(jù)檔案的主題、時(shí)間、部門等多維度信息自動(dòng)分類，分類準(zhǔn)確率達(dá)到95%以上。分類算法基于機(jī)器學(xué)習(xí)技術(shù)，通過對(duì)大量歷史檔案數(shù)據(jù)的學(xué)習(xí)和分析，建立分類模型。在實(shí)際應(yīng)用中，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)提取檔案的關(guān)鍵信息，與分類模型進(jìn)行匹配，從而準(zhǔn)確地將檔案歸入相應(yīng)類別。例如，對(duì)于一份關(guān)于城市基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)項(xiàng)目的審批檔案，系統(tǒng)能根據(jù)主題關(guān)鍵詞“城市基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)”、時(shí)間戳以及提交部門等信息，準(zhǔn)確地將其歸入“建設(shè)項(xiàng)目審批 - 基礎(chǔ)設(shè)施類 - [具體年份] - [提交部門]”類別下。
檢索功能支持模糊查詢、精準(zhǔn)查詢以及關(guān)聯(lián)查詢，用戶輸入關(guān)鍵詞后，系統(tǒng)可在毫秒級(jí)時(shí)間內(nèi)從數(shù)百萬份檔案中精準(zhǔn)定位相關(guān)文件，大大提高了檔案調(diào)閱效率。模糊查詢功能允許用戶輸入不完整或不準(zhǔn)確的關(guān)鍵詞，系統(tǒng)通過語義分析和相似性匹配技術(shù)，找出所有相關(guān)檔案。精準(zhǔn)查詢則針對(duì)特定的檔案編號(hào)、文件名等精確信息進(jìn)行快速定位。關(guān)聯(lián)查詢基于檔案之間的內(nèi)在邏輯關(guān)系，如項(xiàng)目審批流程中的上下游文件關(guān)聯(lián)，當(dāng)用戶查詢某一文件時(shí)，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)展示與之相關(guān)的其他文件。例如，當(dāng)用戶查詢一份建筑工程施工許可證檔案時(shí)，系統(tǒng)會(huì)同時(shí)顯示該項(xiàng)目的建設(shè)用地規(guī)劃許可證、建設(shè)工程規(guī)劃許可證等相關(guān)前置審批文件，方便用戶全面了解項(xiàng)目審批情況。
協(xié)同聯(lián)動(dòng)，推動(dòng)政務(wù)服務(wù)效能提升
電子檔案管理系統(tǒng)打破了部門之間的信息壁壘，實(shí)現(xiàn)了跨部門的檔案信息共享。以工程建設(shè)項(xiàng)目審批為例，以往涉及規(guī)劃、住建、環(huán)保等多個(gè)部門的審批流程中，各部門需分別對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行審核，流程繁瑣且耗時(shí)久。
在傳統(tǒng)模式下，規(guī)劃部門完成對(duì)項(xiàng)目規(guī)劃方案的審核后，需將紙質(zhì)檔案通過人工傳遞的方式送至住建部門。住建部門在收到檔案后，還需對(duì)文件進(jìn)行重新整理和審核，確認(rèn)無誤后才能繼續(xù)審批流程。這一過程中，由于各部門的檔案格式和審核標(biāo)準(zhǔn)存在差異，容易出現(xiàn)信息不一致或文件缺失的情況。而且，傳遞過程中的延誤和人為失誤也時(shí)有發(fā)生。例如，在一次大型商業(yè)綜合體項(xiàng)目的審批中，由于紙質(zhì)檔案在傳遞過程中丟失了部分文件，導(dǎo)致住建部門的審核工作被迫暫停，項(xiàng)目審批進(jìn)度延誤了近兩周。
如今，借助電子檔案管理系統(tǒng)，各部門可實(shí)時(shí)共享項(xiàng)目檔案信息。在項(xiàng)目申報(bào)階段，建設(shè)單位只需將相關(guān)材料一次性上傳至電子檔案管理系統(tǒng)，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)根據(jù)預(yù)設(shè)規(guī)則將檔案信息推送至各審批部門。各部門在自己的工作平臺(tái)上即可實(shí)時(shí)查閱和審核檔案，無需再進(jìn)行紙質(zhì)文件的傳遞和重復(fù)整理。同時(shí)，系統(tǒng)還能對(duì)各部門的審核進(jìn)度進(jìn)行實(shí)時(shí)跟蹤和提醒，確保審批流程的高效推進(jìn)。例如，在近期的一個(gè)住宅小區(qū)建設(shè)項(xiàng)目審批中，通過電子檔案系統(tǒng)的協(xié)同工作，各部門之間信息溝通順暢，審批時(shí)間從原來的平均30個(gè)工作日壓縮至15個(gè)工作日以內(nèi)，大大提高了項(xiàng)目落地速度。
同時(shí)，通過與政務(wù)服務(wù)平臺(tái)的深度融合，企業(yè)和群眾在辦理業(yè)務(wù)時(shí)，無需再重復(fù)提交各類證明材料，系統(tǒng)可自動(dòng)調(diào)用電子檔案中的相關(guān)信息進(jìn)行核驗(yàn)。例如，企業(yè)辦理營業(yè)執(zhí)照變更業(yè)務(wù)，以往需要提交公司章程、股東身份證明等多項(xiàng)紙質(zhì)材料。這些材料不僅需要企業(yè)準(zhǔn)備齊全，還需在不同部門之間多次提交，耗費(fèi)大量時(shí)間和精力。現(xiàn)在通過電子檔案共享，企業(yè)只需在線提交申請，系統(tǒng)即可自動(dòng)從電子檔案庫中調(diào)用相關(guān)證明材料進(jìn)行核驗(yàn)。對(duì)于一些需要更新的信息，企業(yè)只需在系統(tǒng)中進(jìn)行修改，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)同步至各相關(guān)部門的檔案中。整個(gè)辦理過程從原來的3個(gè)工作日縮短至1個(gè)工作日，極大提升了辦事效率，優(yōu)化了營商環(huán)境。
面臨挑戰(zhàn)與應(yīng)對(duì)策略
在電子檔案管理系統(tǒng)建設(shè)和推廣過程中，也面臨一些挑戰(zhàn)。一方面，部分工作人員對(duì)新技術(shù)的接受程度較低，習(xí)慣于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式，對(duì)電子檔案系統(tǒng)的操作不熟練。為解決這一問題，行政審批局組織了多輪針對(duì)性的培訓(xùn)，邀請專業(yè)技術(shù)人員進(jìn)行系統(tǒng)操作講解和實(shí)際案例演示。培訓(xùn)內(nèi)容涵蓋系統(tǒng)的基本功能、操作流程、常見問題解決等方面。同時(shí)，還制作了詳細(xì)的操作手冊和視頻教程，供工作人員隨時(shí)查閱學(xué)習(xí)。通過這些措施，工作人員對(duì)電子檔案系統(tǒng)的操作熟練度得到了顯著提升。
另一方面，數(shù)據(jù)安全問題始終是電子檔案管理的重中之重。隨著檔案數(shù)據(jù)的不斷增加和共享范圍的擴(kuò)大，數(shù)據(jù)泄露的風(fēng)險(xiǎn)也相應(yīng)提高。為應(yīng)對(duì)這一挑戰(zhàn)，行政審批局建立了完善的數(shù)據(jù)安全防護(hù)體系。除了前文提到的智能加密技術(shù)外，還加強(qiáng)了網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)，部署了防火墻、入侵檢測系統(tǒng)、防病毒軟件等網(wǎng)絡(luò)安全設(shè)備。同時(shí)，制定了嚴(yán)格的數(shù)據(jù)訪問權(quán)限管理制度，對(duì)不同崗位的工作人員設(shè)置不同的訪問權(quán)限，確保只有授權(quán)人員才能訪問相應(yīng)的檔案數(shù)據(jù)。此外，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)演練，以應(yīng)對(duì)可能出現(xiàn)的數(shù)據(jù)丟失或損壞情況。
展望未來，持續(xù)深化數(shù)字政府建設(shè)
呼和浩特市行政審批局電子檔案管理系統(tǒng)的成功應(yīng)用，只是數(shù)字政府建設(shè)的一個(gè)縮影。未來，行政審批局將繼續(xù)探索電子檔案在更多領(lǐng)域的應(yīng)用。
利用區(qū)塊鏈技術(shù)進(jìn)一步保障檔案數(shù)據(jù)的真實(shí)性和不可篡改。區(qū)塊鏈具有分布式賬本、加密算法、共識(shí)機(jī)制等特性，能夠?yàn)殡娮訖n案數(shù)據(jù)提供可靠的存證和溯源服務(wù)。通過將檔案數(shù)據(jù)的關(guān)鍵信息記錄在區(qū)塊鏈上，每一次數(shù)據(jù)的修改和訪問都會(huì)留下不可篡改的記錄，確保檔案數(shù)據(jù)的真實(shí)性和完整性。例如，在涉及重大民生項(xiàng)目的檔案管理中，利用區(qū)塊鏈技術(shù)可以讓公眾對(duì)項(xiàng)目審批過程和相關(guān)檔案信息進(jìn)行透明化監(jiān)督，增強(qiáng)政府公信力。
借助人工智能技術(shù)對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行深度挖掘，為政府決策提供更具價(jià)值的參考依據(jù)。人工智能可以對(duì)海量的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行分析和挖掘，發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)背后的規(guī)律和趨勢。例如，通過對(duì)歷年企業(yè)注冊和審批檔案數(shù)據(jù)的分析，可以了解不同行業(yè)的發(fā)展趨勢、市場需求變化等信息，為政府制定產(chǎn)業(yè)政策、優(yōu)化營商環(huán)境提供科學(xué)依據(jù)。同時(shí)，人工智能還可以對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行情感分析，了解企業(yè)和群眾對(duì)政務(wù)服務(wù)的滿意度和意見建議，幫助政府及時(shí)改進(jìn)工作。
同時(shí)，行政審批局還計(jì)劃將電子檔案管理系統(tǒng)向基層政務(wù)服務(wù)中心延伸，實(shí)現(xiàn)全市政務(wù)服務(wù)檔案的一體化管理。通過建立統(tǒng)一的電子檔案管理平臺(tái)，將市、區(qū)、街道(鄉(xiāng)鎮(zhèn))各級(jí)政務(wù)服務(wù)中心的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行整合和共享。這不僅可以提高基層政務(wù)服務(wù)的效率和質(zhì)量，還能為全市的政務(wù)服務(wù)大數(shù)據(jù)分析提供更全面的數(shù)據(jù)支持。例如，基層工作人員在辦理業(yè)務(wù)時(shí)，可以直接調(diào)用市級(jí)檔案庫中的相關(guān)信息，無需再重復(fù)收集和錄入，減少辦事環(huán)節(jié)，提高辦事效率。同時(shí)，通過對(duì)全市政務(wù)服務(wù)檔案數(shù)據(jù)的綜合分析，可以更好地了解全市政務(wù)服務(wù)的整體運(yùn)行情況，為政府制定宏觀政策提供有力支撐，讓數(shù)字政府建設(shè)的成果惠及更多企業(yè)和群眾，為呼和浩特市的高質(zhì)量發(fā)展提供源源不斷的動(dòng)力支持。
